Zpráva kontrolní komise ze dne 27.3.2014
26.04.2014 09:04
Zápis ze schůze kontrolní komise bytového družstva dne 27. 3. 2014
Přítomni: Pavla Kmetyová, Daniel Chalupecký
Omluvena: Ivana Pavlová
Místo konání: 14:00 Interma – Kafka
Schůze se konala za účelem kontroly hospodaření družstva, ročního vyúčtování služeb a účetnictví za rok 2013.
- Kontrolní komise zjišťovala, zda výše náhrad statutárním orgánům družstva vyúčtovaná v ročním vyúčtování za rok 2013 (80,- Kč / měsíc / byt. jednotka) byla stanovena dle řádné členské schůze a odsouhlasena nadpoloviční většinou družstevníků. Dle předložených dokumentů je vše v pořádku. Původní částka 20,- Kč byla směrnicí schválenou členskou schůzí dne 1.12.2009 navýšena na 40,- Kč s platností od 1.1.2010.
Členská schůze 22.11.2011 odsouhlasila navýšení o 40,- na stávajících 80,- Kč.
- Členství Ing. Duška v představenstvu družstva. Je třeba, aby představenstvo dodalo podklady o členství Ing. Duška v období do 2.12.2013 (od doby jeho rezignace na funkci předsedy družstva). Na členské schůzi konané dne 2.12.2013 byl zvolen nově členem představenstva, v současné době je jeho členství platné. Ing. Kafka dosud neobdržel od představenstva zápis o volbě místopředsedy družstva. Správce Ing. Kafka zajistil zápis do Obchodního rejstříku. Ing. Kafka zdůrazňuje, že představenstvo i kontrolní komise jsou povinni zakládat do archivu družstva všechny zápisy ze schůzí jednotlivých orgánů družstva.
- Výroční členská schůze družstva – termín konání 13.5.2014. Ing. Ježková zpracovává nové stanovy a nájemní smlouvy v souladu s novým Občanským zákoníkem (dále jen OZ) a připravuje dokumenty pro členskou schůzi. Dle nového OZ je třeba na této členské schůzi zvolit jednotně statutární orgány na dobu 5 let. V případě odchodu člena statut. orgánu bude zvolen nový na dobu do vypršení lhůty a uplynutí 5 let proběhne volba opět všech členů najednou.
- Náklady na odměnu pro finanční poradkyni Ing. Barkovou (pomáhající při refinancování hypoték) ve výši 33.753,- Kč nejsou dosud rozpočítány mezi družstevníky, protože SBF nedostala od představenstva instrukce k provedení.
- Vyúčtování za předcházející rok je správce družstva povinen dle nového OZ předložit do 30.4. dalšího roku. Družstevníci, kteří mají ve vyúčtování nedoplatek, mají danou měsíční lhůtu na jeho úhradu. Družstevníci s přeplatkem si pouze překontrolují číslo účtu, uvedené pro jeho vrácení. Již není třeba zasílat správci žádost o vrácení přeplatku. Bude vrácen na účet, ze kterého probíhaly platby. Přeplatky budou vráceny do konce měsíce dubna.
- Směnky k hypotečním úvěrům - družstvo ručí majetkem družstva, ručitelem družstva je město a navíc je ručeno směnkami. Ty musí být uloženy v sejfu banky. Naše směnky byly uzavřeny mezi bankou a družstvem a jsou vázané na konkrétní úvěr. V situaci přeúvěrování se daná směnka stává neplatnou a nová banka si vystaví novou směnku. Neplatné směnky přicházejí na adresu družstva, kde jsou znehodnocenypřeškrtnuty a založeny do složky družstva.
- Kontrolní komise kvalifikuje změnu pojistné smlouvy nemovitostí jako střet zájmu, kdy předseda Ing. Dušek jako předseda družstva uzavírá novou pojistnou smlouvu pro všechny domy se svojí manželkou paní Duškovou. O zásadních změnách smluv, nejen pojistné smlouvy, by měla rozhodovat členská schůze. Kontrolní komise zjistila, že originál této nově uzavřené pojistné smlouvy č. 1540534680 není uložen v archivu družstva.
- Oddělení domu č. 4675 A/B/C od zbývajícího Bytového družstva Horní Proseč z finančních důvodů. Prozatím v řešení.
- Přehled dlužníků. Správce bytového družstva řeší neplatiče dle platných zákonů – zasílá upomínky, výstrahy, návrhy splátkových kalendářů a podává žaloby na exekuční vystěhování z bytů. Správce spustil webovou aplikaci, ve které lze průběžně kontrolovat stavy dlužníků pro jednotlivé domy. Předsedové domovních samospráv budou moci sami dohlížet na svůj bytový dům a kontrolovat např. správnost počtu přihlášených osob (dle nového OZ je družstevník povinen nahlásit osoby užívající společnou domácnost v případě, že se v bytě zdržují déle jak 2 měsíce v roce). Dále zde budou předsedům domovních samospráv zpřístupněny kontakty na družstevníky, telefony a e-maily pro usnadnění komunikace v případě např. pronájmů.
- Vyúčtování za rok 2013 provázely obvyklé dotazy a byla evidována pouze jedna stížnost, která byla úspěšně vyřízena (byly ztraceny odečty měřidel u jednoho družstevníka).
- Fond oprav je nadále uložen na spořicím účtu u Sberbank. Kontrolní komise doporučuje zajistit vhodné uložení prostředků buď u více bank (dle výše zákonného pojištění vkladů) nebo do jedné důvěryhodné instituce.
- Kontrolní komise přistoupila ke kontrole účetnictví. Namátkově byly zkontrolovány tyto doklady:
Faktury:
SB 11 s.r.o. domovnické práce 5/2013 45.725,- bez DPH neplátce
VRABEC 14.5.2013 sekání trávy 24.730,- bez DPH neplátce
DOHNAL 24.4.2013 sádrokartonová příčka-havárie p. Hille 6.700,- bez DPH neplátce
David Zeman oprava fasády dům 4675 ABC část.fa 586.250,-
Pokladní doklady se týkaly nákladů na drobný spotřební materiál.
Úkoly
- Představenstvo doručí originál pojistné smlouvy do archivu na SBF.
- Představenstvo rozhodne a dodá SBF rozhodnutí o provedení spravedlivého rozúčtování odměny finanční poradkyně
- Představenstvo dořeší uložení prostředků fondu oprav
- Kontrolní komise provede kontrolu stavu dlužníků
Schůze ukončena v 16:30 hodin.
Zapsal: Daniel Chalupecký
